E-faktury: korzyści i możliwości

Od początku 2011 r. obowiązują w Polsce zliberalizowane przepisy regulujące korzystanie z faktur elektronicznych. Po pierwsze, wymagane jest, aby odbiorca takiej faktury wyraził zgodę na posługiwanie się tą formą dokumentów. Po drugie, podmioty gospodarcze muszą umieć potwierdzić autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca w razie kontroli urzędu skarbowego powinien wykazać, że nikt nie ingerował w treść faktury po jej wystawieniu, wysłaniu oraz w trakcie przechowywania oraz że została wystawiona przez firmę widniejącą na fakturze jako wystawca.

Postulat autentyczności spełnia się najczęściej stosując wybraną formę podpisu elektronicznego. Jak wiemy, infrastruktura kwalifikowanego podpisu elektronicznego (lub systemu EDI) dla zdecydowanej większości przedsiębiorstw w Polsce stanowi barierę kosztową. Dlatego firma Sage opracowała alternatywne rozwiązanie: pieczęć elektroniczną, czyli e-pieczęć. Jest ona tańsza i łatwiejsza w użyciu, a dodatkowo znosi pewne ograniczenia, jakie niesie ze sobą infrastruktura kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dla przedsiębiorców główne korzyści ze stosowania e-faktur to oszczędności i wygoda. Oszczędności rosną proporcjonalnie do liczby wystawianych faktur. Tradycyjne wysyłki pocztowe generują koszty. E-faktura całkowicie eliminuje te koszty, a dodatkowo redukuje ogólne koszty materiałów - papieru, toneru i energii. Równie ważne wydaje się usprawnienie procesów księgowania faktur elektronicznych, które pozwalają praktycznie zautomatyzować proces. Ważne też są wygoda archiwizowania i możliwość łatwego wyszukiwania dokumentu w archiwum. Z punktu widzenia nadawcy e-faktury ważna może być korzyść wcześniejszej zapłaty za e-fakturę, bowiem wiele umów uzależnia termin płatności od daty wpłynięcia faktury po stronie odbiorcy. Elektroniczna wysyłka jest w wielu przypadkach równoznaczna z dwu-trzydniowo szybszą zapłatą.